Todos concordamos que um evento de sucesso é o que sempre almejamos, desde a concepção de sua ideia até a realização da última atração, não é mesmo? Então traremos aqui 6 dicas super importantes para você garantir aquela satisfação única de um evento bem realizado! Vamos lá?
1. Comece a organização com antecedência
Podemos dizer que basicamente tudo que acontece no seu evento – antes, durante e depois – depende de apenas uma única palavra: PRAZO. Se você contrata seus fornecedores com antecedência, por exemplo, tem tempo para organizar outros pormenores que demandam mais minúcia. Se você garante seu checklist antes do deadline, sobram alguns dias para poder corrigir algum imprevisto. Se organizar com uma margem de prazo pode fazer toda a diferença no resultado do seu evento.
2. Faça um checklist de todas as etapas do planejamento
Organizar todas as informações antes de começar é essencial para que tudo aconteça de forma ordenada e correta. Itens que precisam de mais tempo para serem produzidos devem ter uma atenção antecipada, enquanto você pode adiar para frente aqueles detalhes que são corriqueiros e rápidos de serem finalizados. É imprescindível ter todos os itens e etapas descritos minuciosamente para que nada seja esquecido.
3. Saiba quem é o seu público e as suas necessidades
Atender às exigências dos participantes do seu evento não só é satisfatório em termo de inclusão, mas principalmente como atenção ao objetivo do mesmo. Um open house, por exemplo, deve levar em consideração as crianças de diferentes idades que poderão participar, uma comunicação mais clara e adequada e jogo de cintura para os eventuais acontecimentos fora do previsto. Uma SIPAT, por sua vez, possui regras rígidas da empresa a serem seguidas e etapas muito bem estabelecidas.
4. Pense em ações coerentes
As ações de seu evento devem ser casadas com o perfil do público. No caso de uma conferência, entenda que o objetivo seja de compartilhar ideias, trocar experiências. Já um happy hour se encaixa melhor na relação interpessoal do que um jantar, por exemplo. Tenha sempre em mente a finalidade do evento que está organizando para sugerir interações coerentes e produtivas.
5. Tenha um canal de comunicação aberto e eficiente
Todo evento precisa ser divulgado e ter um canal de comunicação disponível para que seus participantes tirem suas dúvidas. As pessoas devem ter um retorno rápido e objetivo, sem ruídos ou incertezas. Isso garante que elas se organizem melhor para e evitam possíveis imprevistos.
6. Contrate uma empresa especializada
Organizar um evento não é tarefa fácil, independentemente de seu porte ou objetivo. Como necessita de diversas etapas, conhecimento, agilidade e atenção, é mais garantido que tudo saia perfeitamente certo ao contratar uma empresa especializada neste assunto.Ela terá know-how e experiência suficiente para buscar os melhores fornecedores, cumprir com o prazo fornecido e lidar com qualquer imprevisto.
A TERRA tem uma bagagem de quase 20 anos de eventos corporativos, atendendo a diversos públicos, localidades e necessidades. Conte com a gente para garantir seu evento de sucesso!
