Todos os eventos corporativos, de qualquer proporção ou setor do mercado, necessitam de planejamento para acontecer. Entretanto, ainda que cada detalhe seja planejado cuidadosamente, não se pode garantir 100% de eficiência.

Sempre existe a possibilidade de ocorrer algum imprevisto de ordem técnica, estrutural ou algum atraso. Então, é imprescindível contar com um time que mantenha a calma perante problemas de última hora. Afinal, tudo o que não é esperado nos desafia a encontrar soluções.

Devemos estar preparados e equipados com a capacidade de solucionar problemas. Estes podem ser os mais variados. No entanto, estar pronto para agir é totalmente viável! Confira.

1. Aprenda a ser sempre flexível e conversar

É preciso ter bastante flexibilidade e jogo de cintura diante de cenários complicados. Nesses momentos, sua inteligência emocional e comunicação devem falar mais alto, a fim de chegar em uma solução.

Fale com seus colaboradores, parceiros e fornecedores. Resolva as pendências com calma e de modo que todos se beneficiem da situação.

2. Respire fundo e mantenha tudo em equilíbrio

Ao deparar-se com imprevistos em eventos corporativos, mantenha a calma. Ficar em nervos não trará soluções, só piorará tudo.

Ter objetividade e tranquilidade é essencial. Assim, certamente, você achará soluções, permitindo que tudo aconteça conforme o planejado.

3. Agilize decisões em eventos corporativos

Problemas que ocorrem sem previsão, obviamente, surgem pouco tempo antes do início dos eventos corporativos. Ou também no decorrer do evento. Portanto, não se pode perder tempo.

A tomada de decisão precisa ser ágil, a fim de que o prejuízo não seja maior. O seu time deve estar bem alinhado. Só assim os problemas serão resolvidos com rapidez!

4. Lembre-se de elaborar checklists para tudo

Todos os tipos de dados sobre os eventos precisam ser especificados em checklists. Isso vale para horários, localizações, programações, membros da equipe, fornecedores, móveis… tudo!

Nada pode ficar fora do checklist, pois ele é o paradigma de checagem de tudo que se está realizando. Caso ocorram imprevistos, essas listas serão facilmente acessadas.

5. Use a tecnologia para seu auxílio no evento

Recursos tecnológicos podem sempre ajudar no trabalho feito em eventos corporativos. Um bom exemplo é a comunicação que pode ser mantida com seu time por meio de rádios. Ou mesmo por um aplicativo.

Todo mundo precisa estar a par do que acontece e, nesse sentido, a tecnologia gera envolvimento. Vocês se agilizam e minimizam os problemas.

6. Fique muito atento a todos tipos de contrato

Nunca contrate serviços ou o que seja sem ter assinado contratos, por exemplo, com fornecedores. Esses documentos discriminam toda e qualquer responsabilidade da empresa em questão.

Assim como todo tipo de direito e obrigação, de ambos os lados. Se ocorrer de alguém não cumprir o que consta nos contratos, você evita problemas.

7. Não deixe de ter sempre uma carta na manga

É fundamental que você sempre tenha uma segunda opção, uma saída, planos B e C. Eles poderão ser a solução de imprevistos muitas vezes graves, nos eventos corporativos.

Esteja munido (a) de todo tipo de contato de confiança: fornecedores, aluguel de equipamento ou serviços em geral. Eles podem ser os salvadores em muitas ocasiões!

Os eventos corporativos, mesmo quando extremamente bem planejados, estão sujeitos a problemas de última hora. Tudo pode estar impecável, mas uma lâmpada pode estourar, alguém pode passar mal ou pode simplesmente começar a chover.

Então, tome essas precauções para prevenir problemas e poder solucioná-los o mais breve possível.

Que tal, gostou de saber um pouco mais sobre como se preparar para imprevistos em eventos? Esperamos ter ajudado bastante! Não deixe de compartilhar em seu Facebook essas importantes informações.