É óbvio que você espera que o seu evento aconteça da melhor forma possível, sem nenhum imprevisto ou problema, certo? Mas, lembre-se que o desconhecido gera estresse. É importante que você e sua equipe de gestão estejam preparados para possíveis problemas e saibam lidar com os imprevistos que surgirem.
Uma dica é: construir um plano de ação para diferentes cenários problemáticos!
Estipular hipóteses, neste caso, é muito válido. Vai que algum palestrante perde o vôo? Ou se alguém fica doente? Ou se as condições meteorológicas não permitirem a realização do evento e o local tenha que ser alterado?
Você deve pensar nas soluções em conjunto com a sua equipe de organização, assim todos saberão como lidar, de modo eficaz, com qualquer imprevisto que possa atrapalhar o seu evento.
Se você utiliza um sistema de organização de eventos, envie um e-mail para todos os seus participantes cerca de 24 horas antes do início. É a sua melhor chance de alcançar a todos, no caso de surpresas ou quaisquer alterações de última hora.
Enviar uma mensagem com muita antecedência não é eficaz, já no dia do evento os participantes podem não ter tempo de ler. Um dia antes é geralmente tempo suficiente para permitir que todos obtenham as informações, evitando problemas com logísticas e ganhando tempo para lidar com os imprevistos.
Centralize a informação do seu evento e mantenha tudo atualizado. Desta maneira, é possível manter tudo sobre controle e lidar melhor com o “imprevisível” acertando em todos os detalhes.
