Fazer um orçamento

Planejando as tarefas do seu evento de maneira realista

Um bom planejamento garante uma boa gestão de um evento. Por isso, planejar é o primeiro passo: pense nos objetivos e nos prazos de maneira realista. Não funciona esperar um resultado dentro de um curto prazo se vai gerar mais estresse ou possíveis problemas.

Se você ainda não escolheu a data do evento, considere colocar uma ou duas semanas extras para dedicar ao planejamento. Dedicar tempo extra nesta fase ajuda a rever todos os detalhes, o que, provavelmente, você não faria se estivesse sob pressão de tempo.

Há muitos componentes diferentes em um evento: local, alimentação, listas de convidados, equipe, música, segurança e etc. Se você estiver executando um evento pela primeira vez, a organização de todos esses processos pode ser um grande desafio. Visualizar todas as suas tarefas em um checklist é incrivelmente útil: use e abuse dos bons e velhos post-its.

Uma outra dica são as diversas ferramentas online que ajudam nesse planejamento e organização de tarefas. Seguem algumas sugestões:

  • Google Agenda
  • Google Docs
  • Trello
  • Evernote
  • Canva

Faça a listagem (bem detalhada) de todas as tarefas que devem ser executadas antes, durante e depois do evento. Isso irá guiar você na hora de determinar qual a responsabilidade de cada membro da equipe, resultando em um evento sem tumultos e com a satisfação de todos que participarem.

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